Papel café: Mejorando el proceso de adquisiciones

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El Papel Café es una técnica de mapeo que nos permite tener una imagen general de un determinado proceso a través de una representación visual, de cada paso y recurso usado, en uno o varios pliegos de papel kraft, con la finalidad de diseñar e implementar mejoras. El uso de esta técnica permite identificar fortalezas, debilidades y señala los puntos de decisión indicando su rendimiento.

En Duke hemos utilizado esta técnica para analizar el proceso de adquisición de bienes y servicios, desde el requerimiento hasta el pago del mismo. Para el despliegue de esta técnica se desarrollaron 6 pasos con el apoyo de 12 colaboradores pertenecientes a las diferentes áreas involucradas en el proceso, y el soporte del equipo de Planeamiento, Excelencia y Proyectos (PEP).

Preparación (Paso 1): Se identificaron los subprocesos y flujogramas de los mismos; además se realizó un diagrama SIPOC que permite visualizar un proceso identificando las partes implicadas (proveedores, entradas, actividades, salidas y clientes). Así mismo se usó la técnica de Voz del Cliente que permitió incorporar las fortalezas, debilidades, necesidades insatisfechas y expectativas de los actores involucrados en el análisis de la problemática.

Identificación de etapas y problemas (Paso 2): Por cada sub-proceso se identificaron etapas y problemas comunes. Por ejemplo, para el sub-proceso de Compras se consideraron las siguientes etapas: revisión de la documentación, selección de proveedores,  licitaciones,  recepción y evaluación de propuestas, negociación, buena pro y la emisión de documentos de contratación. Así mismo, se identificaron 44 problemas comunes relacionados a demoras, formatos incorrectos, entre otras razones.

Identificación y priorización del impacto y la frecuencia de casos emblemáticos (Paso 3): Para identificar puntos de incidencia en los casos y priorizar el trabajo sobre aquellos más relevantes en función del impacto y frecuencia de ocurrencia.

Levantamiento de evidencias (Paso 4): Se levantó la documentación que evidencie los problemas, tales como, emails, pantallazos, reportes y testimonios verbales.

Identificación de oportunidades(Paso 5): Se realizó un análisis Causa – Raíz como metodología para identificar oportunidades de mejora.

Consolidación y priorización de soluciones (Paso 6): Se consolidaron las oportunidades de mejora en iniciativas de solución y luego se priorizaron.

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