Automatización del Daily Report de Hidrocarburos

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En el 2014, se inició el proyecto “Automatización del Daily Report de Hidrocarburos”, con el objetivo de implementar un Centro de Información (Data Hub), que permita automatizar los reportes ejecutivos, operativos y normativos diarios de las áreas de Operaciones Gas y Comercial, a partir de los datos de producción de Planta de Gas y Planta de Fraccionamiento.

Antes de ejecutar este proyecto, el trabajo era 100% manual. El personal de Operaciones en Planta de Gas elaboraba un documento excel con los datos del proceso, que luego era enviado a Planta de Fraccionamiento para continuar con el flujo de información y concluir el reporte de Operaciones. Finalmente, este reporte era enviado al área Comercial para la elaboración de su reporte diario de hidrocarburos. Todo este proceso suponía una gran demanda de tiempo y esfuerzos, además de implicar riesgo de errores al ingresar la información manualmente o hacer cálculos.

Con este proyecto, que finalizó en julio de este año, se ha logrado la  automatización de los reportes diarios de Operaciones y Comercial de hidrocarburos, optimizando los recursos y esfuerzos de las áreas involucradas, ya que todos trabajan con la misma información para realizar los procesos de seguimiento, monitoreo de indicadores de la producción y comercialización. Asimismo, es importante destacar que este proyecto ha permitido crear un Repositorio de Información (DataHub) que más adelante podrá ser explotado por los usuarios para mayor análisis y consulta de información.

Para poder contar con la información necesaria para sacar adelante el Daily Report de Hidrocarburos, se requirió del esfuerzo y trabajo en equipo de las áreas de Comercial, Operaciones Gas y TI, adicionalmente la gestión del proyecto se realizó a través del área de Planeamiento, Excelencia y Proyectos (PEP). El reto más grande que tuvieron que afrontar, fue integrar la visión de las áreas implicadas en una sola herramienta, así como lograr que los colaboradores se acostumbren a usar un nuevo sistema y cambien su modo de trabajo.

El involucramiento y compromiso de todos los participantes en el proyecto permitió completarlo exitosamente. Entre los beneficios del proyecto están, la reducción de tiempos de elaboración del reporte de Operaciones, que antes salían después de las 12 p.m. o incluso en la tarde, y ahora estos salen a las 8:30 a.m. con menor esfuerzo de los involucrados y un margen de error controlado en la información, identificando fallas proactivamente, ya que este nuevo sistema tiene programadas validaciones automáticas, niveles de aprobación y revisión, e incluso notificaciones cada vez que se ingresa un dato erróneo.

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